OJTコーナー

OJTリーダーに話を聞くと「指導時間がとれない」「計画どおりに進まない」「多忙になり放置している」などの声が多く聞かれます。
OJTでは「計画が重要」とされるため、入念に指導計画書を作成するものの、スタートして1週間も経たないうちに、その計画が崩れてしまう......というのが現実のようです。
そこで、今回はその要因と、ナビゲートが推奨する対策についてご紹介します。

破綻しがちなOJT計画

OJTが計画どおり進まなくなってしまう要因はいくつかありますが、最も大きな要因は業務の予定が変わることです。業務が変化すると、OJTより業務のほうが優先度が高いため、OJTは後回しにされてしまいます。
計画が遅れてくると、最初は挽回しようと努力しますが、遅れが大きくなると計画書を見るのも苦痛になり、次第にOJTリーダーの意欲が低下し、OJTがなし崩しになってきてしまいます。
仕事の計画では、計画どおりに進めることを前提にかっちりとした計画書を作成することがあるかと思います。その代表格がガントチャート形式で、OJTでも多くの企業で採用されているようです。ガントチャート形式では、左端の指導するテーマと上部の時間軸で予定をフィックスしていきます。
こうした計画書は、計画が遅れないように管理するには有効ですが、いったん遅れが大きくなると、全体の書き直しが必要となってしまいます。
しかし、OJTの計画は遅れる可能性が非常に高いため、臨機応変に調整できるようにしておきたいものです。それには「指導する項目」と「スケジュール」を分離するとよいでしょう。
「指導する項目」を管理するツールとして、ナビゲートでは「指導項目リスト」を推奨しています。

指導項目リスト

「指導項目リスト」とは、新人に対して指導すべき項目を洗い出したもので、いわゆるチェックリスト方式の計画と考えるとわかりやすいかと思います。
基本は、1行に対して1つの指導項目を記入し、優先度、指導担当者、指導予定日、実施日、習得チェックなどの欄を加えます。 新入社員のOJTでは、基本的にゼロから教える必要があるため、指導すべき項目が多岐にわたります。細かい項目でも指導モレがあると思わぬミスやトラブルにつながるため、網羅的に、モレなく指導しなければならなりません。そこで教えるべきことを「指導項目リスト」に挙げ、指導の実施や習得の管理を行っていきます。

「指導項目リスト」では、OJTが少しでも進めば指導の実施と習得の欄が埋まっていきます。そのため、OJTの進捗を実感しやすく、OJTへの意欲を高める効果が期待できます。
指導項目は、部署のメンバーが見れば「あれを教えるんだな」と想定できる表現にしておきます。そうすれば指導の分担や連携がしやすくなり、空き時間を見つけて「指導項目リスト」でまだ指導が済んでいない項目を拾って指導することもできます。
基本的な知識や、頻度の高い作業は、優先度を高くして先に教えるようにすると、新入社員と言葉が通じるようになり、指導や指示がしやすくなります。

「指導項目リスト」は、営業などの一般的な職種でも、A4で3枚から5枚程度になるかもしれません。初めて作るときにはそれなりに手間がかかり、業務知識も求められます。
しかし、各部署で一度作っておくと次回から使い回しができ、準備が手軽に済むようになります。
新入社員が配属されるたびに内容を点検し、更新していけば、部署にOJTのノウハウが蓄積されるようになります。また、中途入社の社員や異動者に対しても、必要な項目だけを抜き出せばそのまま使用することも可能です。

使用方法は「OJT実践ノート」で解説しています（無料で全ページ閲覧もお申し込みいただけます）ので、ご活用ください。
また、関連記事：「OJT計画の概要と考え方」も参考にしてください。