紺屋の白袴（6）　5SとCS　その3

2004年 10月 18日
［K］ 仕事・職場

お客さまからの急なご依頼と社内の大掃除。迷った揚げ句、お客さまのご依頼をお断りし、今回は大掃除を実施することにしました。
お客さまには大掃除であることを伝え、「後々の対応力を上げるため」ということで理解していただきました。そのお客さまも決して理不尽な企業ではなく、たまたま社内事情で急な依頼が発生し、お客さま自体が困っておられました。そこで、金曜日中は無理でも、何とか月曜日に朝には手元に修正済みのデータが届いているようにすることを約束し、了解していただきました。

さて、金曜日。午後からシステムの電源をすべて落とし、机を移動しての約7カ月ぶりの大掃除です。日常の清掃で、手が付かない部分を重点的にきれいにしていきます。産廃業者も呼んで、古いパソコンや周辺機器などもすべて処分しました。
本来であればこれですっきりするはずなのですが、何となく晴れやかな気分にはなれません。事前に書類の整理ができてなく、ものがおさまり切れなかったこともありますが、それよりお客さまの要望をお断りしてしまったことが引っ掛かってました。

もともとは自社の体力を省みず、何でも引き受けてしまっていたことが問題でした。今回もお客さまの要望を優先したとしたらまた当分の間、非効率な状態を続けることになったはずです。ですから大掃除を実施したこと自体は、その時点の判断としては正しかったと思えます。
しかしそれは、「金曜日は全員時間を空けておくように」とスタッフに号令をかけていた私自身の体裁を保つためという気持ちも無かったとは言えません。
それに、今回のケースでお客さまは全く悪くありません。確かに双方で確認しておいたスケジュールとも違う急な要求ではありましたが、お客さま自体が困って依頼されてこられたわけですし、それに応えていられないと弊社の存在価値がありません。

結局、この半年以上の間、いろんな言い訳を言いながら当たり前のことを後回し、後回しにしてきたことが、余裕を無くし、お客さまにもご迷惑をかけざるを得ない状況を作ってしまったのだと思えてなりません。

さて、お客さまに「後々の対応力を上げるため」と言ってしまった以上、大掃除をしただけで終わらせるわけにはいきません。大掃除できれいにはなっても、効率が上がるわけではないからです。もう一度整理整頓のレベルからしっかりとやり直していかなければなりません。
弊社の場合、「対応力を上げる」という目的で5Sに取り組むとしたら、まず大量に発生する書類の整理整頓を着実にやり、効率を落とす要因を無くすこと。そのうえで情報の使い回しのレベルを上げていくことに挑戦していかなければなりません。

とは言え、忙しさが緩和されたわけではありませんし、書類は今も毎日、目を通してしまえないほどに発生しています。そのため、一気にすべてきれいにしてしまうことはできませんが、意識的に少しずつでも時間を作って前進させていくつもりです。

年内は欲張らず、毎月の重点箇所を決め、そこだけでも確実に仕上げていくようにしています。まだ数カ所が仕上がってきた程度ですので、それで効率が上がったという実感はありません。しかし、全体が完成するころには少しは対応力が上がったと実感できるはずだと信じてコツコツ取り組んでいこうと思います。