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行き過ぎた5Sはむしろ業務効率を阻害するのでは... 行き過ぎた5Sという考えは正しいのでしょうか。

5Sの重要性は理解しますが、行き過ぎた5Sはむしろ業務効率を阻害すると感じます。
行き過ぎた5Sという考えは正しいのでしょうか。

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5Sに取り組まれている職場を見ますと「かえって不便じゃないかな」と感じることがあります。実際に業務効率が低下しているとしたら、「行き過ぎ」 と捉えられなくもありません。
5Sを徹底するために業務効率を低下させていたのでは本末転倒ですので、5Sの目的と業務効率がバランスするように進めるべきと考えられます。ところが、 この「バランスするところ」を決めるのは簡単ではありません。何を不便に感じるかが人によって異なるためです。

例えば、個人の事務机には「仕事で必要なもの」以外は置かない、というルールを作ったとします。この基準なら、仕事で必要なものは置いていい わけですから不便さはなくなります。
ところが、仕事で必要なものやその量は仕事や人によって差があります。そのため、机に置くものに個人差が生じ、人によっては書類を山積みしてしまうかもし れません。その状態のまま5S推進事務局がチェックしようとしても見た目では判断がつきません。「これはいらないのでは」と指摘しても持ち主から「これは 必要」と言われてしまえば、あとは不毛な水掛け論を繰り返すだけとなってしまい、「あの人が置いているのなら私も」と次第にものが増えてしまいます。
それならと判断を個人に任せるのではなく、職場で「置いていいものといけないもの」の基準を作ろうとしたとします。すると大半のものはすぐに決まります が、いくつかは延々議論しても意見がまとまらないものが残ります。できるだけメンバーの不満を少なくしようとすると、どうしても基準がルーズなほうに流れ てしまいます。それでもどこかで線引きされるわけですから一部には不満も残りますし、基準が複雑になれば見た目の管理も難しく、やはり5S全体が乱れやす くなってしまいます。

これらの進め方は、個人の意見も聞いていますし納得性が高い方法ではありますが、膨大なエネルギーを費やしている割に徹底されず、5Sも進捗 したり後退したりを繰り返します。そのムダを感じはじめた企業や職場で生まれた智恵が、個人の意見は聞かず、いったん一番厳しい側に基準を合わせ、そこを スタートにするという方法でした。
基準を厳しくするとそれによる非効率が生じます。非効率は解消しなければなりませんが、まずは基準を維持しつつ非効率を解消できる改善策はないかを考えま す。そして、どうしても改善策がない場合に限って基準を緩和するという手順を踏みます。この進め方は、議論するポイントを最小限にできることやできあがる 基準も場合分けが少なく一律のものになりやすいというメリットがあります。何より、5Sがより徹底された状態に近づきますし、多くの改善を誘発しやすいと いう効果も期待できます。
こうして考えると、現在の「業務効率を阻害」しているのではないかという状況は、「行き過ぎ」というよりむしろ「過渡期的な状況」と捉え、改善を試みる段 階と言えそうな気がします。

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正直なところ、上記の解説はかなり「強弁」な部分を含んでいると思います。5Sを進めていく過程では、実際に業務効率の低下や表示のための表示がまん延す るなど、弊害と捉えられる状況が発生しているのは確かだと思います。
しかしながら、ビジネスの分野では何かを達成しようとすると逆の側面に問題が発生するのも常だともいえます。今回ご指摘の状況も、5Sを重視するという方 針の結果現れている問題だと思いますが、それによって5Sを後退させるのか、多少の不具合はあっても5Sの方針は崩さず改善を目指すのか、政策的な判断に なるのだろうと思います。
ただ、経験上感じますことは、高業績を続ける会社は、5Sを後退させる選択は決してしないようです。

最後に、個人机に関して2つほど事例をご紹介しておきます。
A社では袖机に重複した書類が多いことから廃止したところ、数名の人が毎朝棚から5、6冊のファイルを出してきて、自分の机の周辺の床に置いて仕事をして いました。どうしてもそのファイルが必要ということでしたので、オフィス全体のレイアウト変更をして問題を解消しようとしたのですが、1名はそれでも手元 じゃないと不便といってやめませんでした。ところが翌年の担当変更になると、後任の人は床にはファイルを置かずに仕事をしていました。その人によると、常 時参照する資料は決まっていたので、ファイルの分類方法を変更して1冊にまとめたら、机に入ってしまったということでした。
B社は、退社時に机上に残していいものを議論し、電話とパソコンだけとしました。内線番号表やカレンダーも要望が多かったのですが、データ化していくなど して最後に残ったのが、ケーブルにつながり置き場所もない電話とパソコンがやむなしとしました。
数年後、情報セキュリティの問題が厳しくなり、全社的にパソコンは退社時に鍵のかかるロッカーにしまうようにという通達が出ました。パソコン用のロッカー は無いので新規購入するのかと思えば、その置き場所もないため、既存のロッカーを空けてやりくりし、すべてのものがもともとの収納スペースで納まってしま いました。
すべてのケースでこれほどいくとは限りませんが、どうしても非効率、ムリと思える状況でも工夫の余地は残っていることを表している事例かと思います。


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