前回のTipsで、改訂は時期を決めて定期的に行う方がよいと言いました。 しかし、急な業務変更があり、次の改訂時期まで待てないという場合もあるでしょう。
そういうときはどうするか、webマニュアルの場合をご紹介します。
業務が変更になったら、とりあえず関係者に通達を出されることでしょう。
そのあと、印刷物やバインダのマニュアルはすぐに内容を変更するわけにはいきませんが、webマニュアルの場合は、やろうと思えばすぐに修正できてしまいます。
しかし、ページの内容を直接修正してしまうのは問題があると思います。その理由は、
- 元の内容が消えてしまうと、どこがどのように変わったのかがわからなくなる。
- 修正してしまうと、重要な変更箇所なのに目立たなくなってしまう。
- 慌てて修正すると、ルールを逸脱した表現をしてしまったりレイアウトが崩れたりして、"イレギュラーなページ"になってしまう恐れがある。
そこで、もしどうしてもマニュアルに変更を加えたい場合は、以下の方法をお勧めします。
応急処置
- 現在のページの業務内容はそのままにしておく。
- ただし、ページの冒頭などに「このページの業務手順は変わりました。「新しい手順」を参照してください」などと載せておく。
- 新規で新しいページを作成し、そこに新しい業務内容を載せる。
- 現在のページから新しいページにリンクさせ、開かせる。
次回の改訂時
- 次回の改訂時に、現在のページ内容を修正し、新しいページを削除する。
いかがでしょうか。
このように1クッション置くことで、見る側にとってもわかりやすく、マニュアルの体裁も崩すことなく、改訂もやりやすくなると思います。お試しください。
author：上村典子
