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No.52業務マニュアル作成のコツ:いきなり業務フロー図を描かない

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2019年7月16日

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業務マニュアルを作るなら、まずフローチャートを作らないといけない、そう多くの方が思い込んでいるように思います。 実際、この業務マニュアルTipsも「業務フロー図」関連記事へのアクセスが最も多いので、いかに業務フロー図が重視されているかが伺えます。 しかし今回は、いきなり業務フロー図を描くのはやめませんか、というご提案です。

情報整理に焦点をあてよう

もちろん業務フロー図は有効ではあります。業務の流れが可視化できれば、理解の手助けとなるでしょう。

Tips48で、業務マニュアルに掲載する業務フロー図は、2段階で作ることをお勧めします。と書きました。 最初はinput「作成者にとっての情報整理用」として作成し、最終的にoutput「ユーザーへの情報提供用」に加工するという意味です。
まずは「情報整理用」に焦点をあてて考えましょう。
目的は「情報整理」であり、「フロー図を描く」ことではありません。いきなりフロー図に着手するのではなく、前さばきを行ってください。

それは、

  • 業務の構成要素を洗い出し
  • 基本処理と分岐処理を切り分け
  • 処理(単位作業)に名前をつける

ということです。
そして、分岐処理はいったん脇に置き、基本処理だけをフローにしてみるとよいと思います。
こうした前さばきなしで、すべての要素を抱えながらフローチャートを作るのは、
描く人にとっては面倒で、見た人にもわかりにくく、改定もしづらいフローとなってしまいます。そうしたことに社内の資源を割くのは、もったいないことです。
なお、業務手順を入力すると自動でフローチャートを起こすようなツールもありますが、業務が整理されていなければ、フローチャートにしたところで見やすくなるわけではありません。

業務を整理すれば簡易フローはできる

そこで、まず以下のような整理表を使って業務を整理することをお勧めします。
弊社では「業務分析フォーマット」と呼んでいて、Tips47でも横書きのものをご紹介しましたが、今回は縦書き用のものをご紹介します。(フロー図を縦書きにしたい場合は縦書き用を使用するとよいでしょう)。
これができれば、基本処理については、業務フロー(図でなくて表)は、時間をかけずともプラスアルファの労力でできてしまいます。



業務分析フォーマットと業務簡易フロー



いかがでしょう。私たちはこれを業務の簡易フローと呼んでいます。
図ではなく表であること以外、通常のフローチャートと異なる点は以下です。

  • 処理記号をセルで代用する。
  • 矢印はスイムレーンをまたぐ場合のみ(罫線を使わず、テキストの矢印記号で)書く。 
    *同じスイムレーンの連続の処理では矢印(縦矢印)を使わない。
  • 分岐の判断記号(ひし形)を使わない。
  • 帳票やシステムは別欄で記載する。

小さくてよく見えないかもしれませんが、この簡易フローだけでも、

  • 誰が何の作業を担当するか、業務の流れがわかります。
  • どの段階で分岐が発生するかがわかります。
  • どの段階で何の書類・システムを使用するかがわかります。

プロジェクト内で情報整理を行うためなら、この表で十分ではないでしょうか。 ここまでできたら、業務項目ごとに簡易フローを見比べて、処理名/作業名/業務名の名称と範囲を揃えます。 簡易フローは図でなくて表なので、 変更・調整も柔軟に行えるので便利だと思います。

* なお、 分岐処理についてはレベルによって対策が異なりますので、またあらためて解説します。

業務フローをExcelの図形で描くと

ちなみに、同様のフローチャートをExcelの図形を使って描いた場合、以下のようになります。


Excelで描いた業務フロー図



この図は、処理と判断と帳票の記号、そして矢印しか使用しない、ごく単純なフロー図です。時間を遡る矢印も省いています。
そんな略式のフロー図でも、上記の簡易フロー(表)に比べると、作成に何倍もの手間がかかってしまいます。
とくに邪魔なのが「分岐の判断(ひし形)」で、図が長くなるためどうしても俯瞰しづらくなります。
私が知る限り、社内プロジェクトで作られるフロー図はもっと複雑なものが多く、可視化どころか読み解くのに一苦労するものが多いのです。

現場の目線で業務フロー図をアレンジする

もし、output「ユーザーへの情報提供用」の段階で、どうしてもフローチャートが必要というのであれば、業務を整理してから改めて加工してください。
なお、以下は弊社が提供しているフロー図の一例ですが、フローチャートの記号にこだわらず、現場の人が直感的に理解しやすいように心がけて作成しています。
情報の粒度や表現の仕方は、 解説の目的や対象者によってかなりアレンジしますが、いずれも「簡易フロー」の情報をもとに加工しているのです。
このように、あらかじめ業務を整理しておけば、あとでいかようにもアレンジが可能です。

社内で作成するときは、まず「情報整理のため」と割り切って、基本処理のみを簡易フローにする、ということをお勧めします。
いらない作業を省き、 段階をおって、検討すべきことにパワーをかけたいものです。


業務フローのアレンジ例(1) 業務/作業単位の解説

ユーザーへの情報提供用の業務フロー(アレンジ例1)



業務フローのアレンジ例(2) 作業/処理単位の解説

ユーザーへの情報提供用の業務フロー(アレンジ例2)



author : 上村典子 

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