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社内データベースの設計

パートスタッフのレクチャーを受ける(1) 〜基幹システムのトラブル〜

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ナビゲート代表 伊藤弘二朗  2003-10-30

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弊社では、設立以来手書きの伝票や帳票は一切使わないという方針でやってきました。 財務管理だけは専用の会計ソフトを使用していますが、その他の業務は発生当初はMS-Excelで簡易的なワークシートをつくり、それが定常業務になるとファイルメーカーProというデータベースソフトを用いてシステムを内製しています。
ファイルメーカーProでのデータベースの作成も全員に一度は体験させ、自分が担当する業務に関連するちょっとしたシステムなら自分で開発し、共有のシステムでも必要に応じて各自で修正を加えてよいことにしてきました。

ところが、1年ほど前から社内のネットワークが不安定になり、データベースファイルが破損してしまうトラブルがたびたび起きるようになりました。一旦トラブると、ファイルの復旧作業や検証作業まで自己責任でやりなさい、というわけにはいきません。どうしても特定の人の手を患わせてしまいます。そのため、誰もが気軽にデータベースを修正してよいというルールに制約をかけざるを得ない状況となっていました。

こんな状態をいつまでも放置するわけにはいきません。そこで今年の6月、思い切ってネットワークシステム全体をアップグレードすることにしました。各自のパソコンとサーバのOSはMac OS 9からMac OS X(テン)へ、ファイルメーカーProもバージョン4.0から6.0へとアップグレードました。
ファイルメーカーProをアップグレードするとファイルの移行作業が必要になります。これが今回は想定以上に大がかりな作業になることに、ソフトのアップグレード後はじめて気付きました。
まずバージョン5.0からファイルの拡張子が変更になっていました。そのためファイル名をすべて変更する羽目になります。そうなると、ファイル間のリレーションもすべて張り直しになり、ファイルをまたぐスクリプトもファイルの指定をすべてやり直さなければなりません。さらにOSの変更に伴ってフォント環境が変ったため、すべての印刷レイアウトの修正も余儀なくされました。対象のファイルは50本近くあり、1つひとつ確認しながらの作業となります。

また、そもそものねらいだった「誰もが自由に開発・修正ができる環境」も復活させる必要があります。そこで、最も基本となっている顧客企業ファイルと担当者のファイルの2つを改定することにしました。この2つのファイルは、他の複数のファイルから参照されていることで常時誰かに使われている状態のため、トラブルが起きると巻込まれて損傷してしまう確率が非常に高くなっていました。そのため一番いろいろ修正を加えて使いたいにもかかわらず、むやみに扱えないファイルとなっていました。

改定のポイントは、この2つのファイルから印刷に関連する機能を切り離し、新たに印刷専用のファイルを1本追加することです。
みんながこれらのファイルに修正を加えるのは、印刷のレイアウトを追加したり修正したりするときでした。そこで、印刷機能を別の独立したファイルに持たせることによって、いつでも気にせず扱える状態にしようと考えました。
問題は、これらの作業を誰に担当してもらうかです。一連の作業をすべてやるとなると、ざっと見積もっても1か月近く必要だろうと予測できます。弊社にはシステムの専任者はいませんし、みんなそれぞれ自分の担当業務を持っています。

折りも折り、北京に留学中のスタッフが、 SARS騒ぎで日本に帰ってきていました。いました。6月から夏休みが明ける8月末まで勤務してくれることになっていましたので、この作業をすべて任せることにしました。パート雇用の20代の女性スタッフです。
客観的に見ると、弊社にとっては生命線のシステムの改定作業を臨時のパート・スタッフに任せるわけですから、大胆な決定かもしれません。しかし、他に選択肢はありません。
彼女の場合、ファイルメーカーProはそこそこ使えるし、能力的には問題ないのですが、しばらくブランクがあることとシステム環境が一変してしまっているので、手探りでの作業となります。
ただ、仮に行き詰まっても自分で試行錯誤しながら解決しようとするタイプなので、何とかやってくれるだろうという安心感もありました。

弊社では、仕事の依頼はメールで指示するのが習慣となっています。もともと私が出張がちなことでできたスタイルですが、基本的な要求事項をきちんと定義する意味もあります。また、その依頼メールを社内のメーリングリストに流すことによって、誰にどんな仕事が入っているかをみんなが把握できるようにしています。しかし、詳細部分まではメールに書けませんので、必要に応じて打合せをしたり、質問を受けたりします。 今回も簡単な打合せを持ちました。ただ、どれも定常業務ではないのでやってみないとわからないところがあります。特に印刷専用ファイルの開発に関しては、どんな機能が欲しいのかと、基本的なファイルの構造を確認する程度しか打ち合わせることができませんでした。
それで、「まあ、そんなに難しいシステムでもないから、あとは考えてやって」と丸投げにしてしまいました。
その時点の私の想定では、すんなりいけば1週間程度でできるかな、と思っていました。ただ、1、2か所やっかいなところがあるはずなので、それをクリアする方法で戸惑うかもしれないなとは感じていましたが、できなきゃ聞いてくるだろうと楽観していました。

最初のファイルメーカーProのファイルの移行作業は2週間ほどで難なくクリアしてくれました。ただ、元のファイルが旧バージョンのときに何度も破損したファイルだったためか、移行後もトラブルが多発しました。そのたびにファイルの復旧、データの検証という作業を余儀なくされたようでしたが、根気強く問題を潰してくれたおかげで次第に安定して使えるようになりました。
仕事が完了すると、やはりメールで報告が来ます。報告の詳細さは担当者によって差がありますが、彼女の場合、どういう処理をやったかとか、データやバックアップをどこに保管したかとか、留意事項なども詳細に報告してくれます。この辺は、いずれ自分が北京に戻っていなくなっても困らないようにという責任感もあるのかもしれません。



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