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No.50業務マニュアルの作り方(10)業務フロー図をかく-3

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2018年1月 9日

ずいぶん間が空いてしまいましたが、業務フロー図を見やすくするために、日頃弊社が行っている、ちょっとした表現上の工夫をご紹介しようと思います。

*なお、繰り返しますが、ここでいう業務フロー図は、実務担当者に業務プロセスを理解させることを目的とした業務フロー図です。システム開発等を目的としたものではありません。

1.スイムレーンを節約する工夫

関係者(関係部署)の多い業務では、そのすべてについてスイムレーンを設けると、フロー図が見づらくなることがあります。
そんなときは、登場頻度の低い関係者、または業務プロセスが短い(省略可能な)関係者については、スイムレーンを設けず、登場場面だけ浮き出でるように、立体的に表示するとよいでしょう(これを社内用語で「浮島」と呼んでいます)。

例えば、例図1の「審査部」を見てください。このように表現することで、スペースを有効に活用することができますし、メインの業務プロセスもわかりやすくなります。

■例図1

業務フロー図のスイムレーンを節約する工夫


2.システムレーンを見やすくする工夫

業務マニュアルに記載するフロー図は、あくまでも業務のプロセスを図解するもので、データの流れを追うものではありません。よってシステムレーンはなくても構わないと考えています。
システムを活用する工程では、その業務の処理をするためのシステム名と画面タイトルがあれば十分でしょう。

ただし、システムレーンを表示したほうが、業務の流れを理解しやすい場合もあります。
例えば、社内外のシステムを複数の部署で活用するような事務処理などがそうです。
その場合、システムレーンの位置を固定せずに描くことをお勧めします。
通常のフローチャートではシステムのレーンは右端に固定しますが、それにこだわるとフロー図が煩雑になり、かえって見づらくなってしまうからです。実際、業務とシステムを2次元の平面に並べて描くのは無理があるように思います。

そこで、弊社では例図2のように、システムのスイムレーンを、他のスイムレーンにまたがせるように描きます。このようにシステムレーンを流動的・立体的に描くことで、実務担当者の感覚に近い表現にできるかと思います。

■例図2

業務フロー図のシステムレーンを見やすくする工夫


今回ご紹介した方法は、いずれも立体的な表現による解決方法です。使用するアプリによっては実現が難しいかもしれませんが、ある程度フリーハンドで描けるのであれば、便利な表現方法かと思います。お試しください。

author : 上村典子 

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