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どうしても面談の時間が取れないとき、何かよい方法はありますか?

どうしても面談の時間が取れないとき、何かよい方法はありますか?

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まず原則的なことから回答します。
目標管理における面談は、日常業務より優先順位が高いものと理解して下さい。そのため、適切なタイミングで面談の時間がとれるように、早め早めに計画を立 て、前倒しで手続きを進めます。
目標設定時の面談の場合は、今期の職場状況の説明や職場目標の提示をできるだけ早いタイミングで済ませるようにします。そのために上司は、前期の中盤頃か ら「来期はどうするか」ということを考えておく必要があります。というとまた「そんな時間はない」という言葉が返ってきそうですが、力量のある管理者は忙 しい中でも必ずそのような作業に時間を割いています。それが管理者としての責務と考えてください。

とはいえ、部下数が非常に多い職場もありますし、突発的なことが多発して、本当に時間が割けないこともあります。 そのような場合、一番悪いのは、部下が「面談がなかった」と認識してしまうことです。部下は肩透かしを食った気分になりますし、上司への信頼感をなくす原 因となってしまいます。
逆に言えば、部下が「面談が行われた」と認識できる状況を確保していくことが最低限の対応策となります。
例えば、ミーティングの時間などに一緒に済ませてしまう方法もあります。このときの大切なポイントは、「今から目標面談の時間にします」と宣言して行なう ことです。また「個別に話をしたいという人がいれば時間をとります」という投げ掛けも同時に行なってください。

次に、少しでも時間がとれるのであれば、全員とは面談できなくても数名だけでも面談をしてください。不公平感は残りますが、何もやらないよりは いいと割り切りましょう。このときのポイントは、上司の好き嫌いではなく、公正な基準で選択し、それを全員に告知することです。公正な基準とは、昇格者だ け、前期の評価が悪かった人だけ、担当変更した人だけ、といったような基準です。この場合でも、それ以外の面談希望者がいれば機会を設けるようにしてくだ さい。 最後に就業時間以外の時間を利用するという方法もあります。面談は時間内に職場で行なうのが原則でした。しかしどうしても時間がとれないときは、食事に 誘ってその場で面談をするという例も少なくありません。
ここでのポイントは、面談の開始と終わりを明確にしてケジメをつけることです。アルコールが入る場合でも、最初の1口はともかくとして、酔う前に面談を済 ませてしまってください。例えばビールなら、話が終わる前に2杯目をささないというくらいのケジメを意識してください。話をはじめるときには「まず今期の 目標の話を先に済ませよう」と開始を宣言します。そして一通りの話がすんだら「よし、じゃあ目標の話はこれでいいな」と終了を宣言し、部下の合意もとるよ うにします。あとはできるだけ友好的に、意欲が高まるような雰囲気で歓談するといいでしょう。ただし、こういう日は飲みすぎないうちに帰るという心掛けも 肝心です。

以上のようなやり方は決して推奨できる方法ではなく、苦肉の策といえます。特に会食のついでの面談は、誰とでもやってよいというわけではありま せん。
しかし、全員と十分な時間をかけた面談ができなくても、上司が忙しい中で何とかやりくりして時間を割こうとしている姿勢を見せれば、不満を持つ部下は多く はならないでしょう。ただし毎回毎回同じことを繰り返さず、管理者として、マネジメントの時間を十分に割くための努力を怠らないよう、お願いします。


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