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5Sチェックシートの評価、たとえば毎日の机周りの片付などは、誰がどのように評価すればいいのでしょうか?

5Sチェックシートの評価、たとえば毎日の机周りの片付などは、誰がどのように評価すればいいのでしょうか? チェックシートをつけるのは本人で行いますが、本人が評価することはあまり良いとは思わないのですが…。

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ご質問の意図について、次のように解釈させていただきました。

1)5Sの状態チェックを「チェックシートでチェックする」という行為で行っている。

2)チェックをした結果の評価するという行為は、概念的に分けてとらえている。

3)毎日の机周辺の状態のチェックは、本人がやることになっている。

4)この場合、評価は誰が行うのが適切なのか。

5Sの評価ではチェックシートを用いることが多いのですが、これはチェックのポイントとその結果の判定基準を明示し、 誰が評価しても同じ結果が得られるようにという意図があります。 つまり、チェックシートとは、5Sの状態をいくつかのポイントから確認することと、 その評価を一体化させて用いることができるようにしたものだといえます。そして、同じチェックシートを用いるかぎり、 誰が評価しても同じ結果が得られるはずだ、と考えることができます。
この前提に立つならば、ご質問のケースで本人がチェックした場合、あえて別の人が評価をする必要はないということになります。 しかしながら、毎日本人がチェックするような場合ですと、一般的には簡略化したチェックシートを使っていたり、 惰性のチェックになりがちだったりという傾向があるようです。
そこで想定される問題を2つほどあげて対応策を考えてみたいと思います。

(1)日常チェックで用いるチェックシートとしては現状のものが妥当だが、そのチェックを正しく行っていない人もいそうな 場合。

この状況は、上司が部下(本人)をいかに指導するかという問題だと思います。ご質問の主旨に沿えば、評価するのは上司ということになるかと思い ます。
そこで例えば、毎日は無理にしても週に1回とか不定期に、本人がチェックしたシートに基づいて上司がもう1度チェックするようにします。チェックの仕方が 甘かったり、ごまかしたりしているようだと、これをすることである程度の牽制機能が働くようになり、正しいチェックをするようになります。
しかしながら、正しくないチェックをする人がいるということは、毎日完全に片づけて帰るということが困難な状況になっているという可能性があります。きれ いに片づかないからチェックだけ「OK」にしてしまい繕っているというわけです。
このような状況ですと、上司が再チェックして監視を強めるだけだと、本当の問題は解決しないかもしれません。
そこで、もう1つの方法として、ありのままの状態をチェックさせるようにします。 そして、完全に片づかなかった日数を統計をとります。 その結果に基づいて、何が問題で、どうすれば解決できるのかを議論させるようにします。
机の周辺を片づけるという単純なことでも、資料の作成、配付、管理というところに問題があったり、 特定の人に業務が偏っていたり、あるいは根本的に収納スペースが不足しているというような問題がありえます。 これらの問題を自分たちで分析し、こうすればうまくできるという解決策も自分たちで考え、決めさせることによって、 やらされるのではなく自ら進んで管理する習慣が身に付いてくると考えられます。

(2)本人が行う毎日のチェックは問題ないが、5Sの徹底のためにはそれだけでは不十分で、別の観点からの評価が必要と思 われる場合。

ご質問からは少し離れますが、これは本人が行うチェックとは異なる観点からの評価が必要というケースです。 つまり、より広範囲で、かつ詳細な評価基準にするということになるはずですから、本人が用いているチェックシートとは別のチェックシートを 準備してチェックや評価を行うことになります。
このようなチェックも、職場内で行うことだけで十分効果はあると思いますが、 本人チェックとは別の機能として位置づけて第三者チェックにしたほうが、 より効果が大きいと思われます。
例えば次のようなものがあります。

  • 5S推進委員(事務局)による監査
  • 事業所間の相互監査(クロスパトロール)
  • 組織幹部による監査
  • 外部機関(コンサルタントなど)による監査

つまり、本人チェックは日常的にきれいな状態を維持していくための自己点検のような位置づけとし、 第三者チェックはより客観的な期待水準に照らした評価、あるいはそれに近づくための不具合箇所の発見(指摘)という位置づけです。
このように異なる機能のチェックを持ち込めば、本人がチェックしたシートをあえて誰かが評価する必要性は薄くなるのではないかと思います。


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