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「業務マニュアル」で現場の業務遂行をサポート

「業務マニュアル」で現場の業務遂行をサポート
  • 徹底したロジカルチェックで業務の体系化・標準化に貢献します。
  • 新人や異動者に対する指導期間を短縮、教育コストを削減します。
  • 業務上のリスクを低減し、安全・確実・適正に行えるよう、業務の一定品質を維持します。


業務マニュアルの制作事例

マニュアルサンプル7属人化している業務を共有化し、更新は社内で行いたい

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※ 画像は一部加工しています

業種 物流
納品形態・
ボリューム
ブログ形式(WordPress使用)
社内に公式のマニュアルがなく、担当者が個人的にマニュアルを作っているが共有されていない。 異動時の引き継ぎなどは簡単な資料と口頭で行われていて、後任者がイチから調べなおしている状況。 業務を効率化し、引き継ぎや申し送りを的確に、スムーズに行いたいと依頼を受ける。ご要望としては、
  • 追加変更が多いため、社内で更新・管理していきたい。
  • いかに速やかに、正確に対応できるが業務のポイントになるため、検索性を高めたい。
日常業務のマニュアルとイレギュラー処理についてのWEBマニュアルをご提案。 ほぼ変更が発生しない日常業務については固定のWEBページで、イレギュラー処理については、 ブログ形式で作成名称、カテゴリ、タグなど、検索性を高めて自社で更新できるようにした。

マニュアルサンプル6狭いカウンターでも便利。iPadで効率よく手順を確認

業務マニュアルサンプル6 拡大表示ボタン

※ 画像は一部加工しています

※「iPad」は、米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。

業種 小売流通業
納品形態・
ボリューム
iPad/150シーン
お中元・お歳暮などの繁忙期に短期で採用するパート・アルバイトへの業務マニュアルについて相談を受ける。主な業務内容は、ラッピング、金銭授受、伝票処理など。現場では約10年ほど前に作成したバインダー形式のマニュアルがあるが、内容が古くなり、最近はほとんど使われていなかった。そこで、更新がしやすく、狭いカウンターでも便利に使用できるiPadを活用した業務マニュアルを提案。図や写真を大きくし、視覚的にわかりやすいレイアウトにした。またラッピングの仕方などは、動画でも見れるようにし、短時間で効率よく手順を確認できるようにした。

マニュアルサンプル5眠っていた紙マニュアルをWeb版にリメイク。社内基準も明確に

業務マニュアルサンプル1 拡大表示ボタン

※ 画像は一部加工しています

業種 情報機器販売
納品形態・
ボリューム
イントラサイト/約500ファイル
システム構築時、社内で20人程度のプロジェクトを立ち上げ、半年がかりで膨大な紙のマニュアルを作成したが、文字中心で難解。現場では使用されなかった。また、その後のシステム変更や法改正に対応しきれなくなっていた。そこで抜本的な作り直しを依頼される。まず膨大で煩雑な分岐処理を体系的に整備。この工程を通して、あいまいだったルールや基準、手順の再確認を行った。最終的に数年分の通達文書も読込んで反映させ、イントラ版としてリメイク。概念やフローをビジュアルに展開し、現場の人にとってわかりやすい設計を実現。改定作業も請負う。

マニュアルサンプル4基本的な概念を押さえ、基礎力のある社員を育成

業務マニュアルサンプル2 拡大表示ボタン

※ 画像は一部加工しています

業種 メーカー系鋼材商社
納品形態・
ボリューム
イントラサイト/約50ファイル
取引顧客ごとに業務処理が異なるため、担当者が個別に顧客別マニュアルを作成していたが、内容も様式もまったく統一されていなかった。そのため、営業員の対応品質にばらつきが生じており、新入社員教育や異動時の引き継ぎにもムラがあった。ある時、取引上の不祥事が生じたことを機に、社内で統一的なマニュアルを作成することになり依頼を受ける。そこで、営業員として必要とされる取引上の概念や業務の構造など、営業部共通の基本マニュアルを作成。新入社員・異動者に対する指導用ツールとしての機能を持たせる。その後、顧客別マニュアルに対しても制作支援を行った。

マニュアルサンプル3現場からの問い合わせやトラブルが激減

業務マニュアルサンプル3 拡大表示ボタン

※ 画像は一部加工しています

業種 貿易・マーケティング会社
納品形態・
ボリューム
印刷物(バインダ形式)/4職種×200〜300ページ
派遣社員を中心に営業所の事務一切を行っているが、業務の範囲が広く複雑で、事務員の教育に6カ月も要していたうえ、本部スタッフが日々問合せ対応に追われていた。Wordによる研修教材とマニュアルはあるが、わかりにくいため全面的に作り直しの依頼を受ける。業務を再整理し複雑な概念をビジュアルに展開。結果、教育期間は3カ月で済むようになり、現場配属後も本部への問い合わせが激減し、具体的に管理部門のコストダウンにつながった。その後、営業員向けマニュアル、経理部門、顧客サポート部門向けのマニュアルも依頼される。

マニュアルサンプル2情報の可視化と、部門間での情報共有を実現

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※ 画像は一部加工しています

業種 建築資材商社
納品形態・
ボリューム
イントラサイト/4部門×200〜300ファイル
取扱い商品・サービスの種類が多岐に渡り、内容の専門性も高く、かつ変動性も高い。そうした中で、特に営業員による事務処理が徹底されず、部門間での情報伝達に支障をきたしていた。また契約上のトラブルもたびたび見受けられた。そこでISOなどの社内関連資料から、販売管理業務を再整理し、Web マニュアルとして展開。これにより、部門間での情報共有がスムーズになった。その後、開発部門、管理部門、システム部門のマニュアル作成及び改定作業を請負い、適宜整合性を図る。

マニュアルサンプル1シフト制のパートタイマーへの指導・対応が柔軟に

業務マニュアルサンプル4 拡大表示ボタン

※ 画像は一部加工しています

業種 小売流通業
納品形態・
ボリューム
印刷物(バインダ形式)/業務マニュアル250ページ、指導用マニュアル20ページ
食品事業部門において社内でマニュアル制作のタスクチームが編成されていた。まずマニュアル制作のコンサルティングを実施。タスクチームの人が作成できるよう指導を行う。その中のレジ部門についてだけは日常的にトラブルも多く、緊急性が高かったため、マニュアル制作を請け負う。主な対象はパートタイマー。あわせて指導用のマニュアルも作成し、教育用としても活用。業務の期待基準や指導レベルの基準が明確になり、シフト制のため指導・対応が行き届いていなかった部分もカバー。

その他の実績

マニュアル例

  • セールスマニュアル(マネージャー向け、担当者向け)
  • 販売管理事務マニュアル
  • 保守サービスマニュアル
  • 貿易事務マニュアル
  • 倉庫・物流業務マニュアル
  • システム運用マニュアル
  • 経理事務マニュアル
  • 財務監査マニュアル
  • 工場の作業標準書
  • 内部統制 文書の業務マニュアルへのローカライズ

実績

  • 東証一部輸送用機器メーカー
  • 東証一部 小売流通業
  • 東証外国部 食料品メーカー
  • 東証一部 IT系総合商社
  • 東証一部 飲料メーカー
  • 貿易・総合物流業
  • 建機レンタル業
  • 保険・金融業
  • 会計・監査業   …ほか

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