「業務の整理と可視化」
実践講座

業務分析フォーマットは、業務フロー図や業務マニュアルとどう違うのですか

業務分析フォーマットは、業務の流れに沿って情報を整理するためのものですが、簡易な業務フロー図や簡易なマニュアルとしても活用いただけます。
業務分析フォーマットは、主に「概略」「進め方」「要素」の３つのパートからなります。 「概略」は、流れと分担を表すので、業務フローチャートの代わりになります。一覧表なのでフローチャートを描くよりもずっと楽に流れを整理でき、修正も簡単です。
「進め方」は処理手順や補足情報を整理しますので、手順書の代わりになります。
そして「要素」では、処理の過程で発生するモノや情報、処理の手段を洗い出します。ここは情報にヌケ・モレがないかをチェックするために使用します。 このように、業務分析フォーマットは１つの業務に関する情報を一覧にしたものなので、これ自体が簡易な業務フローやマニュアルとしても活用可能なのです。

分岐する処理をどう表現するの？

分岐する処理をどう取り扱うか、というのはこの講座の大きなテーマでもあります。
実際、業務を整理しようとするとき、多くの人が迷うことだからです。
そこで、「Chapter3 分岐する処理のとらえ方」というテーマを設け、分岐の書き分け方を具体的に解説します。

そもそも分岐とは、条件によって枝分かれする処理のことです。もしフローチャートで分岐を描く場合は、菱形の判断記号というものを使って、はい、いいえなどで処理を分岐させていきます。
このフローチャート自体は、情報を可視化するためのとても有効なツールですが、もともとはプログラミングのためのもので、機械に理解させるための表記方法といえます。
一言に分岐といっても、実際の業務の中ではさまざまなレベルと濃淡があります。小さな分岐もあれば大きな分岐もありますし、頻繁に発生する分岐もあれば、滅多に起こらないような分岐もあります。これらを一律に、判断記号を使って描くと、図がとても複雑になってしまいます。

図のように分岐の多いフローチャートになると、人間にとっては、描くのも読むのも難しくなります。
そこでこの講座では、業務分析フォーマットを使って、分岐のパターンやレベルに応じて、分岐する処理を書き分けていきます。その考え方と整理方法について、講座で詳しく解説します。
もしどうしてもフローチャートにしたい場合であっても、業務分析フォーマットであらかじめ業務を整理しておけば、かなり描きやすくなるでしょう。

業務分析フォーマットは、講座終了後も使えるの？

もちろんお使いいただけます。社内でシートを活用いただくことに制限は設けていません。
業務分析フォーマットは、Excelのスプレッドシートです。テンプレートをダウンロードいただけますのですので、そのまま実務の中で活用してください。 複製・加工していただいても結構ですし、クラウドサーバーに取り込んで、社内で共有していただくことも結構です。
ただし、商業目的でのご利用はご遠慮ください。

講座で扱う「業務」とは？

そもそも業務とは、組織が目的に向かって活動するために、分担して行われる仕事と言えます。
ある事業部門でとらえるならば、業務の一番大きな括りは「事業」と同じ範囲となり、そうした大きな業務はいくつかの業務に分解することができます。どんどん分解すると、機械や人が行う作業となり、さらに分解すると動作となります。

この講座では、複数の作業と判断からなるひとまとまりの仕事を「業務項目」と呼びます。
1つの業務項目は、原則として、2人以上の関係者がモノや情報を受け渡しながら進める一連の工程を目安とします。イメージとしては図のようなフロー図が描けるレベルです。関係者と情報の受け渡しを行うので、必ず何らかの事務を伴います。
例えば、倉庫の出庫業務、営業の見積り業務、経理の経費精算業務、店舗での発注業務などといったものは1つの業務項目ととらえられます。
この講座では、1つの「業務項目」について、1つの業務分析フォーマットを使用して、業務を掘り下げながら分析・整理していきます。

なお、大きな業務、例えば事業部門ですとか会社全体の業務の整理しようとすると、「業務項目」そのものをどのように区切って体系づけるかといった問題が横たわっています。
自分の担当の範囲を超えた領域について整理する場合は、組織の横断的なプロジェクトで取り組むことが多いかもしれません。 この、大きな業務へのアプローチについては、ホームページの業務マニュアルTipsのコーナーなどでご紹介していきたいと思います。

一方で、部分的な定型作業、例えばシステムの入力操作、ネジの取付け方、野菜の切り方といった、1人の人が行う定型的な動作については、業務分析フォーマットには盛り込みません。
業務分析フォーマットでは、あくまで複数の担当者が分担する1つの業務の工程、流れを主眼に置いて整理します。

業務改善にも役立つの？

この講座は、業務改善を直接の目標としてはいません。ただし、業務分析フォーマットで業務の情報を構造的に整理し、見える状態にしますので、社内の業務の標準化や業務改善に取り組むうえでも役立つと思います。

新人教育や内定者教育でも使えるの？

これから業務を教わる立場の新人や内定者の方にも、ぜひ学んでいただきたい内容です。
大卒以上で、事務管理系の職種であれば、「仕事」をイメージする助けにもなるかと思います。ただし、技能系の職種につく方にとっては、イメージがつきにくいかもしれません。今後、複数の人とかかわりながら仕事を進めていく方に向いています。
分岐の処理などについては、実務経験がないとぴんとこないところはあると思いますが、あらかじめこのようなツールと考え方を知っておくと、今後、業務指導を受ける際の情報整理にも役立つと思います。
また、新人教育の一環として、業務分析フォーマットを使って担当業務を整理させるというのも、業務への理解を深めるには効果的かと思います。

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  内容を確認できる無料のサンプル講座もご用意していますので、お問い合わせください。

実務を整理した業務分析フォーマットを点検してほしい

講座を修了された方であれば、オプションとして、ご自身の業務を整理した「業務分析フォーマット」の点検サービスをご提供しています。講座修了後にお問い合わせください。
ただし、あくまでも業務分析フォーマットの書き方についての点検サービスとなります。
業務内容そのものの整理をご希望の場合は、別途ご相談となりますのでご了承ください。