教えるためツール（指導教材）

指導教材について

指導教材とは、教えるときに用いるすべてのもの指します。これには「業務マニュアル」や「テキスト」など、教えようとする内容が記述された文書と、仕事の道具や材料、サンプル、あるいは演習ツールなどが含まれます。
例えば、電話の受け方を実技も含めて指導する場合、電話の応対マニュアル、電話機、内線番号表、メモ用紙と筆記用具、そして練習用のケースなどとなります。集合研修と異なるのは、その職場で実際に使われているものを用いて指導する点にあります。
準備にあたっては、理解しやすくするため、実際の業務に近い環境にするため、といった2つの視点で検討するとよいでしょう。

仕事の内容を記述した文書

指導教材で準備が大変なのは、教える内容を記述した文書です。例えば「販売マニュアル」やISOの「作業指示書」など、仕事の内容を記述したマニュアル類があれば、それを教材として用います。ここでは、こうしたマニュアル類を総称して「業務マニュアル」と呼ぶことにします。
「業務マニュアル」が整備されていれば、特別な準備はせずともすぐに指導にかかることができます。また、指導内容のバラつきも生じにくくなります。特に新人の指導や標準作業の指導を確実に行うためには、「業務マニュアル」は必須アイテムと言えます。
しかし「業務マニュアル」があっても、新人が読むには詳細で専門的すぎたり、逆に大まかな手順と基準値程度しか記述されていないなど、指導教材としては使いづらいものも少なくありません。
そのような場合、教わる側が理解するのにちょうどよい量と内容にまとめられた「テキスト」を別途に準備する必要が出てきます。この「テキスト」とは、指導内容だけをわかりやすくまとめた指導専用の解説資料を指しますが、覚える要素が多く複雑な仕事ほど、その必要性は高くなります。
しかし、こうした「テキスト」を作ろうとすると、30分程度の指導で用いるものでも、半日以上を費やしてしまうことがあります。そのため、適切な指導教材が蓄積されていない企業では、指導担当者がやる気があっても途中で息切れしてしまい、OJTのしくみも停滞しがちになります。

指導教材の整備状況が組織の実力

「業務マニュアル」にせよ「テキスト」にせよ、整備し維持していくには膨大な時間と労力が必要となります。逆に言えば、これらの指導教材を整備できているかどうかが組織の実力であり、それが人材の育成状況にも大きく影響を与えています。例えば「業務マニュアル」を整備したことで、新人営業の受発注までの平均期間が短縮したとか、派遣社員の定着率が大幅に改善したといったケースはよく聞かれます。
本気でOJTを機能させようと思うならば、この「指導教材」の整備に本腰を入れて取り組んでほしいと思います。
その場合、同じものを重複して作らないように、まず必要なものを洗い出し、どこで何を作るかを仕分けしておくようにします。全社的に共通性の高いものであれば、教育セクションが中心になって会社で1つだけ作るようにします。例えば「基本行動ガイドブック」のようなものがこれにあたるでしょう。
一方、職場ごとの個別性が高いものは、各職場で作成することになります。このとき、完全なものを一気に作ろうとせず、数年かけて地道にコツコツ作っていくことが完成に近づくコツのようです。
まず、必要な教材のリストだけを作成します。そのうえで指導頻度の高いものから順次手がけていきます。また1つの教材を作る際も、当面は目的と基本手順だけ、次に注意事項を埋め、その後細かな条件分岐を加えていくという具合に、段階的に充実させていくことことが望ましいでしょう。
完全な教材になっていなくても、指導場面で補足したり、本人にメモを取らせたりといった対応が可能なので、粗いままでも教材としての活用は開始できます。活用を始めれば動機づけにもなり、作業も進みやすくなるはずです。

以上、OJTのツールを整備するためのポイントについて、4回に分けて解説しました。
ぜひ参考にしてください。なお、当社では、指導教材や業務マニュアルについてもご相談を承っております。お気軽にお問い合わせください。
→ナビゲートの「業務マニュアル・教材制作」について

教え方のマニュアル（指導手順書）

指導手順書について

指導手順書とは、OJTの指導担当者が参照するマニュアルを指します。具体的には以下の3つが含まれます。
1）OJTの考え方や一般的な教え方の手順
2）固有のOJTのしくみにもとづく指導手順
3）個々の仕事や作業の指導手順
このうち、1）と2）は一般に言う「OJTマニュアル」にあたり、3）は「レッスンプラン」や「指導標準」などと呼ばれるものが該当します。これらは別々の媒体として作ってもよいですし、1つの冊子にまとめても構いません。また、目標管理制度を活用したOJTの場合は、独立したマニュアルではなく「目標管理マニュアル」の一部として記述されることもあります。

OJTマニュアルについて

OJTマニュアルでは、通常、以下のようなことを記述していきます。

• OJTの必要性や会社としての思想
• 対象者の定義と指導担当者の役割
• 教え方の基本や関わり方の留意点
• しくみの概要、スケジュール、指導項目
• シート類の作成方法や記入例
• 指導教材の概要と活用方法
• 状況別の対応の仕方、Q&A

まず、全体像や概要を俯瞰できるページを必ず準備し、概念図や表によって、短時間で必要最小限のことが把握できるようにします。これだけでも十分活用できるものとなりますが、余力と必要性に応じて個々のテーマを詳しく文章で解説したページも作成していきます。
このように、OJTマニュアルでは情報を階層化することが使いやすさのポイントとなります。一目見ただけで取り組みが開始でき、必要があれば詳細情報や関連情報にあたれるという作りが望ましいでしょう。

個々の仕事の指導手順書

OJTリーダーの研修では、1つの指導項目を取り上げて「レッスンプラン」を作成する演習を行うことが多いです。研修で「レッスンプラン」を作成してみることは、効果的な指導の仕方を研究するという意味での有効性はあります。しかし、これもきちんと作ろうとすると1項目に数時間かかることもあり、すべての指導項目について準備するのは現実的ではありません。
そこで、まず指導項目の一覧だけを作り、それに指導目標、指導の際の強調点などを書き込んでいきます。また、指導時に準備する指導教材も書き込んでおくと便利です。
そのうえで、重要性が高く、教え方によって理解や習得状況に差が生じやすい作業を絞って、詳細の指導手順書を作成していきます。そこには、教える順序や教え方のポイントのほか、例題や理解度を確認するための質問項目なども盛り込んでおくと、指導の品質を高いレベルで統一することができます。

なお、当社ではこれらの内容を踏まえて、汎用的なOJTマニュアルとして、『OJT実践ノート』を開発しました。ぜひご活用ください。
次回は、指導教材について掘り下げて考えていきます。

計画と進捗管理のためのツール（シート類）

OJT計画書について

OJTでは、もともと計画性が非常に重視されています。そのため、OJTを行う際には実施内容と日程スケジュールを含んだ「OJT計画書」が必須とされた時期があります。
確かに場当たり的な指導とならないようにするためには、「計画書」はあったほうがよいでしょう。しかし、指導担当者にとっては、この「計画書」作りが大きな負担となっていました。
例えば、3カ月間のOJT計画を作ろうとしても、仕事の予定が3カ月先まで見通せている職場はあまり多くありません。そのため、指導の計画を考えること自体が難しく、何とか計画は組めたとしても、かなりの確率でズレが生じてしまいます。
計画と実際のズレが激しいとOJTに対するモチベーションを下げてしまい、遅れを指摘されたり計画書の修正を強要されたりすると、いよいよ苦痛ばかりが増えてしまいます。少し極端ではありますが、これらの状況を捉えると、「OJT計画書」を重視したことがOJTを阻害していたようにも思えてきます。

シートを設計する際の視点

しかし、OJTを計画的に進めること自体の重要性は否定できません。そのため「計画」に対する考え方を見直してみる必要がありそうです。
例えば、指導担当者がOJTの指導予定と仕事が重なった場合、仕事を優先するのが普通の選択のはずです。そうなると、OJTのほうは仕事の合間を縫って、常に臨機応変に進めていくことが求められます。
こうしたOJTのあり方を現実的に検討し、それを反映した書式に工夫していくことがOJTのシートを設計するうえで重要な視点となります。
言うまでもなく、OJTのシートはそれ自体が目的ではありません。あくまでOJTを効率よく進めていくための道具でしかなく、計画と進捗管理さえできれば、記入箇所は少ないほどよいです。そこで共通部分はあらかじめ埋めておいたり、再利用を可能としたり、記入欄を集約して必要最低限の内容にしていくなど、思いつく工夫はできるだけ取り入れましょう。

しくみ別のシートの例

新入社員のOJTの場合は、配属時点の能力がどうあれ、全員ゼロから一定レベルまでを指導していきます。そのため指導計画を個別に作る必要性は低く、職種ごとに1つずつ準備されたものを用いることができます。また指導項目は細かく多岐にわたるため、詳細なスケジュール計画を作るのは非効率です。
そこで、「指導項目の一覧」と月単位の大まかな「期間計画」だけを準備するようにします。「指導項目の一覧」には、項目ごとの指導の優先順位を付け、チェック欄として「実施」と「習得」の欄を設けておきます。「期間計画」のほうは、その期間の「テーマ」「内容」「イベント」「課題」などの記入欄があるとよいでしょう。

また、目標管理制度を利用したOJTでは、目標シートを作ることが重要なため、OJTのためのシートはなくても構いません。そのかわり、管理者用の「ワークシート」を準備し、どういう部分を伸ばすのかといった構想を練ったり、何を狙って課題を与えたかを記録したり、期中の指導ポイントをメモ書きできるようにしておきます。こちらは個人別のシートではなく、部下全員を一覧できるものが使いやすいでしょう。このようにOJTの「シート類」は、それぞれのしくみに合うものを工夫することが、OJTを活性化するための重要なポイントだと言えます。

なお、当社ではこれらの内容を踏まえて「OJT計画書」のシートを開発し、『OJT実践ノート』で紹介しています。ぜひ、お役立てください。
次回は、指導手順書について掘り下げて考えていきます。

OJTを効果的に運用するためのツール

OJTのツールの分類

OJTのツールでまず思い浮かぶのは「OJT計画書」と「OJTマニュアル」です。ただし、これらは必須というわけではありません。
目標管理制度を活用したOJTでは、「OJT計画書」は準備されません。また、新人に対するOJTでも「OJTマニュアル」は作成せずに、OJTリーダーを対象に研修するだけの企業も少なくありません。
一方、この2つのツールだけではなく、その他のシート類や指導用の教材など、多様なツールが準備されているケースもあります。そこで、OJTのしくみで活用されている多様なツールを整理してみました。

シート類

OJTの計画や進捗を管理するためのツールと位置づけます。「OJT計画書」が代表例ですが、計画書はなくても何らかのものがあったほうが、管理がしやすくなります。

指導手順書

一般に「OJTマニュアル」と呼ばれるもので、OJTの指導担当者が参照します。OJTのしくみの概要や指導手順を解説したツールで、可能であれば準備したいところです。

指導教材

教える内容そのものが記述された文書や仕事の道具などを指します。各部門や職種ごとに個別性が高いこともあり、そこまで手が回らないことが多いですが、これが整備されているかどうかは指導の質に大きく影響します。

案内文・報告書

事務局（教育スタッフなど）と指導担当者、所属長と指導担当者などのコミュニケーションのツールなどを指します。補助的なものになりますが、定型的なものがあるとよいでしょう。

時間を短縮することへの貢献

OJT制度を導入した企業で比較的よく聞かれる問題があります。それは「計画書を作っただけで終わってしまった」「非常に手間がかかるわりには肝心な指導は進まない」といった問題です。
さまざまな原因があるとは思いますが、特に「OJT計画書」など、義務づけられているシートが煩雑で実際の場面で活用しにくいと、これらの問題が生じやすいようです。
OJTのツールは、本来、より工数を少なくし、効率を上げるためのものであるはずですが、それと逆行する結果になってしまっていることになります。
OJTを実施すれば、実際に教えている時間以外にも、準備や管理といった工数が多く発生します。質の高い指導を行うためには、こうした時間は必要ではありますが、それ自体が何かの効果を生んでいるわけではありません。
OJTのツールは、本来、きめ細かく確実な指導を促すことに主眼が置かれています。しかし、それと同時に、余分な時間を最小化することに貢献できるものでなければ、期待した効果を発揮することは難しいでしょう。

では、どのようなOJTのツールが望ましいのか。次回は、シート類について掘り下げて考えていきます。

]]> tag:www.navigate-inc.co.jp,2024:/ojt//20.5390 2024-12-20T00:57:03Z 2024-12-20T01:03:18Z

OJTリーダーフォロー研修で「できるだけ新人に親しく接することを心がけていたら、いつの間にか慣れすぎて、友達感覚でタメ語を話すようになり、このままでよいのか悩んでいる」という声がありました。

最近では、上下関係にこだわらない企業や、敬語を不要としている企業もありますので、新人との距離感がどの程度が適切かは一概に言えません。しかし、容認しすぎると、その感覚が社外の人や上司に対しても出てしまうので、結局本人も会社も得をすることはありません。そこで、将来本人が自己責任のもとに敬語を使わないというのはよしとしたうえで、いったんはきちんとした敬語を使えるようになること、社会人としてのマナーを身に付けることを求めます。それは、必ず本人のためになり、OJTリーダーとしても習得させる義務があるということを前提に、妥協せず指導にあたってください。

ところが、いったん砕けた言葉づかいになってしまうと、それを修正するのは容易ではありません。初期の頃に注意するのを躊躇したばかりに、だんだんひどくなってしまうこともあるようです。そのような場合でも、OJTリーダーが他の社内の人に対し、きちんとしたマナーで接するところを見せたり、新人に対しても指導の最初と終わりは敬語を使うなど、けじめのある行動を見せるうちに、自分で気づいて修正できる人もある程度はいます。
そういう人であればそもそも問題にはならないのですが、OJTリーダーの行動を見ても気づかない人、または気づいてもOJTリーダーの行動を茶化したり小ばかにする人もいます。見かねて注意すると、機嫌を損ねて急によそよそしい態度を取るようになる困った人もいます。
特に対応が難しいのは、第三者がいるところではOJTリーダーにきちんと接しているのに、二人になると急に態度が変わるような場合です。新人の態度が周囲からは見えず、誰かに話しても理解されないため、OJTリーダーだけが思い悩んでしまうということも起きてしまいます。

このような極端な例はともかくとして、一般的な対応策について考えてみます。
まず、言葉づかいが砕けすぎないようにするための最善の策は、OJTのスタート段階で『指導ガイドライン』などを用いて、きちんと確認しておくことです。例えば、お互いに社会人としての正しい言葉づかいやマナーを用いて接することを確認しておき、できていないときは注意することを告げておきます。
このようにすることで、注意される側の了解がとれていますので、実際に気づいたらすぐその場で注意するようにします。注意する際は、くどくど言わず、一言だけで済ませることがポイントです。それだけで、大半の人は自分の行動を振り返ることができ、行動を修正できます。そして、週末や月末の振り返りの際に、自分でマナーのチェックをさせ、必要に応じてOJTリーダーからフィードバックをします。
一言で注意しても自分で修正できない人には、厳しく言ってもあまり効果がないばかりか、反発するだけということもあります。この場合は、別途振り返りの際に時間を割いて話し合うようにします。

さて、冒頭の「友達感覚で、タメ語で話すようになった」ということに関しても、OJTのスタート段階で確認し、気になったときにその場で注意していれば、砕けた言葉づかいを防止できたかもしれません。その確認が不十分で、現時点で砕けすぎた状態になっていたとしても、次の振り返りのタイミングなどであらためて現状を確認し、修正すれば改善していくはずです。
このときのポイントは、相手を責めないことです。「なれなれしくなったあなたが悪い」ではなく、「最初にきちんと言っておかなかった私が悪い」というくらいの気持ちで接し、「今までなじんでもらうことを重視していたけど、これからはきちんとした社会人のマナーで接していきましょう」というニュアンスで伝えるようにしましょう。

]]>