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マニュアルだけでは、伝えられないこと

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製造業(男性)  2014-09-03

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マニュアルだけでは、伝えられないこと

普段仕事を進める上で、すべての仕事がマニュアル化されていることは中々なく、OJTの中で覚えていくことも多いのではないかと感じています。今回は、そのことについて感じたことを紹介したいと思います。

入社して多くの人が経験する資料作り。
私も普段は設計業務をしていますが、毎週のように何かしら資料を作っているかもしれません。
私の部署では、社内ミーティングの資料を持ち回りで作成しており、部署全員にそのスキルが必要です。従って、後輩のA君にもそろそろ任せてみることになりました。
A君は、入社3年目。お酒の席での活躍が著しい、元気な若手です。

「A君、ちょっといいかな」
「はい、なんでしょうか」
「ちょっとこれについての資料を作ってくれないかな」
「わかりました。内容を教えていただけますか」
「そうだね。目的は......表題は......」

とりあえず、本人もやる気を見せていたので、構成を大まかに伝えて任せてみることにしました。
そして翌日、
「A君、資料はできたかな」
「はい、だいたいできたので一度見てもらえますか」
「お!やるね!どれどれ1枚印刷して見せてみな」
「はい。お願いします」

なかなか自信たっぷりのA君は、私に資料を見せてくれました。
が、しかし......

A君の作成した資料は、丁寧に伝えようとしたことが、かえって文字量を多くしてしまい、全体的に文字の大きさがだいぶ小さくなってしまっていました。また、言葉にもあいまいな表現が多く使われていたり、図表で揃えるべき枠などがずれていたりと、伝えたいことが伝わらない資料になっていました。

「ではまず、文字小さいし多いから半分に減らそう。これじゃ年配の方は見づらいよ」
「はい」
「それと、枠を揃えて見た目をキレイにね。簡単だけど大切な事だよ」
「はい」
「句読点の使い方が苦手なのかな。ここで文を切った方が伝わりやすいよ」
「そうですか」
「この"少なかった"とか"多かった"という表現だけど、少ないってどれくらい少ないのかな?何か基準はあるのかな?」
「それは......」

誰もが通る道でしょうか。1つ1つ教えていき、やっと資料は完成です。
後日、再びA君に資料作りをお願いすることにしました。

「さてA君、また資料をお願いしようかな」
「はい。今回は頑張りますよ」
「よろしくね。ではこの資料はね......」

そしてA君は、資料を完成させ、持ってきました。
「先輩、資料できましたよ。一度見ていただけますか」
「どれどれ、見せてごらん。」
「うーん。見た目はそれなりに良くなったけど、表現があいまいだな」
「日本語って難しいですね......」

文字の大きさや枠のズレは改善されましたが、1つ1つの文章の構成や表現についてはまだまだ勉強が必要です。
「前回よりは良くなったね。修正していこうか」
「お願いします!」
(やっぱり何度も作らないと上手にはならないよな)

冒頭の通り、「言葉を使う」という技術は、教科書などのマニュアルでは覚えきれず、OJTの中で、自分のものとなっていくものだと思っています。
また、教える側は「なんで一度言ったことができないの」といった思いを持ってしまいがちですが、自分も上司や先輩に何度もこのように思われているはずです。1度教えたぐらいではできない作業なんて、たくさんあるものです。
教える立場になってからは、後輩に対し「こんな作業もできないのか」と思ったとしても、1つ1つ根気を持って何度も教えることが大事だと心に留めています。


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