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No.45業務マニュアルの作り方(5)業務処理のスケジュールを把握する

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2012年11月 6日

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前回は、業務の類型について解説しましたが、それと同時に押さえておきたいのが業務のスケジュールです。つまり、その業務はどういうタイミングで発生し、いつ処理を行うのかということです。今回は、この「スケジュール」について整理してみましょう。

業務のスケジュールを明らかにする

業務のスケジュールとして最初におさえておきたいのが、それが日次なのか、月次なのか、週次なのか、随時なのか、といった期間についてです。
さらに具体的な日付については、"事実が発生した日"と、それに対する"処理日"の違いを混乱しないように注意します。

業務で扱う"日付"には、法令で定められた期日と、社内で自由にルール化できる処理日とがあります。

*特に会計取引を扱う業務においては、正しい決算報告を行うために、企業会計原則で定められたルールに基づいて厳格に期日を取り扱う必要があります。

いずれにしても、業務を適切かつ円滑に行うためには、スケジュールはとても重要です。しかしながら社内で作成される業務マニュアルには、時期の概念があいまいになっていたり、表現が不適切なために混乱を招いているものも見受けられます。


例1:契約期間中の反復受注

例えば、代理店業務や倉庫保管業務のように、最初に取引基本契約を結んで、契約期間中に反復的な取引を行う場合の業務について考えてみましょう。 その会社の業務マニュアルでは、以下のように業務手順が記されていたとします。


 契約締結 → 受注 → 納品 → 売上計上 → 請求 → 契約更新


顧客1社との取引の発生順としては確かに間違っていません。業務のスケジュールは担当者によって捉え方が変わります。一営業員にとっては、この取引のフローは実際の活動に近いと感じるかもしれません。
しかし、この事務を担当する人にとってはどうでしょうか。例えば一営業員にとっては「受注」はたまにしか発生しないとしても、それをとりまとめて行う事務担当者にとっては"日次"処理となるかもしれません。さらに、業務が発生するサイクルは一様ではないため、必ずしもそれぞれの工程が連続的に流れるわけではありません。

事務担当者側から処理のタイミングを考えると、 この取引フローは、まず契約のフローと個別の受注フローに分解できそうです。この会社では顧客と年間の取引契約を結び、その後、都度個別の受注を受け商品を納品していました。さらに、請求処理は月の締め日にまとめて行っていたため、最終的に3つのタイミングに分解できます。


業務マニュアル:3つのタイミング

これは大ざっぱな概念図ですが、全体の構造がかなり理解しやすくなったのではないかと思います。
また、タイミング別に処理を一覧にすると以下の通りです。


業務マニュアル:タイミング別処理一覧

ただし上記の例は、あくまで事務担当者にとっての分類であり、実際には業務マニュアルの利用者の視点で分類する必要があるということも、あわせて記しておきたいと思います。


例2:購買業務(発生日/処理日/締め日)

次に発生日、処理日、締め日が入り交じった例もご紹介しておきましょう。
以下の図は、ある購買業務の入荷処理と支払処理について、業務のスケジュールを図にしたものです。


業務マニュアル:業務のサイクルとタイミングの図

当月発生した入荷は必ず発生日で買掛を計上しなくてはなりません(企業会計原則に則ります)。ただしこの例では、実際に計上処理を行うのは入荷の翌日です。
また、支払処理の締め日は毎月20日で、前月21日から当月20までの入荷日分の代金を、翌月10日に支払っています。
さらに、1日から末日までの月単位の仕入れを月次で集計するのですが、その集計処理は、当月の仕入れ処理が完全に終わるのを待って、翌月5日に行っていたとします。
このように、取引の発生日と社内での処理日が異なっていたり、締め日が複数あるような業務は、特に初心者にとっては理解が難しいと思います。



業務のスケジュールは、日頃実務を行っている人にとってはすでに当たり前のことかもしれません。しかし、このような基本的な概念を一つひとつ整理することで、業務全体の構造を鮮明にすることができます。
そして、業務の構造を正確に把握することができれば、このあと、業務マニュアルの構成も考えやすくなります。まずは、地ならしをしましょう。


author : 上村典子 

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