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No.12構成は会議では決まらない

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2001年11月 5日

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また"構成"について触れたいと思います。これが一番苦労を伴う作業だろうと思うからです。

ときどき「どうすれば簡単に構成を立てられるのか?」なんて聞かれることがあります。構成を立てるための基本的なステップは、あるにはあります。汎用的な内容ならばひな型も存在するでしょう。しかし、個別企業の制度や業務については、安易に何かに準じないほうがよいように感じます。

むしろ"生みの苦しみ"をとことん味わうことも、良い構成を組み立てる上で必要なことのように思えるのです。

生みの苦しみを味わう

「それに浸りきる」→「搾り出す(たたき台を作る)」→「試す」→「壊す」を繰り返す

これを2〜3度繰り返せば(その覚悟があれば)、何だってそれなりに良いものになるはずです。それに要する労を惜しまないことです。

たたき台は1人で作る

浸って搾り出す過程は、できるだけ誰か1人で行うのがよいだろうと思います。「みんなで構成を考えよう」などといって会議を開くのは、まぁ、だいだいが時間のムダであろうと思っています。みんなで、といった時点で責任が分散されているからです。当事者意識のない人たちが集まって、うまい構成ができるとは思えません。誰か1人がまな板にのらないとコトは進まないのです。それをしなかった場合どうなるかについては、後で改めてご紹介しましょう。
なお、たたき台を"たたく"方は得意な人が多いようですから、これは会議で行えばよいでしょう。

できるだけ短期間に

上記の段階はできるだけ短期間に行うことです。そのためには集中するための時間を作りださねばなりません。これはほとんどの人にとって容易なことではないはずです。集中したら一気にたたき台を作ってしまうこと。一度集中が途切れてしまうと元の状態に戻すのは大変ですし、またゼロから考えなければならなくなるからです。5割の集中を何日も続けるのは時間のムダというもの。途方にくれて腕組みしてても前に進まないのですから、集中してやってしまうしかありません 。

*ちなみに弊社の場合、「たたき台」をお客様に提出する時は、すでに何度かこのプロセスを経たものを提出しています。
「早いですね」と言われることがありますが、決して一度で作れているわけではないのです。この繰り返しを早くしているだけなのです。

ありがちな"無責任の悪循環"

構成案は1人で作るのがよい、と言いました。いや、会議で作れるものではないだろうという方が正しいかもしれません。
考える作業は多くの人にとって辛い作業だと思います。しかしこれを怠って良いものができるはずがない、と思うのです。そこから逃げるとどうなるか......、例えば次のような悪循環にはまってしまうことがあります。
とりあえず作業的に進めやすい「現状分析」などに取りかかる。→忙しく仕事をしている気分に浸りつつ時間をつぶす。→そして分析が終った時、はてどうしたものか途方にくれる。→考えるのが面倒なので、またとりあえず会議を開く。→当然会議では何も決まらない。→するとイライラした上位職の人が思いつきのアイデアを口走ってしまう。→今度は「○○部長が言ったことを無視するわけにはいかない」というわけで、その思いつきを活かすことを前提に構成が考えられる。→そしてついに妙なものができあがる。→「だってあのとき○○部長があんなこと言い出すからさぁ......」と一杯やりながら愚痴る。

(これはうがった見方なのでしょうか。「いいや、うちは会議形式でうまくやってるよ」という方がいらっしゃったらご教示ください。)

良いものを作ろうと思うなら、上位職者の思いつきには注意したほうがよいでしょう。そして何より、口走らせてしまうような状況を作ってしまわないことが大事です。これもマニュアル担当者の責任だろうと思います。

author : 上村典子 

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