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No.02業務マニュアルは、すでにあるかもしれない

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2001年3月16日

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新しく業務マニュアルを作る場合、まず、すでに存在していないかどうか探してみることをお勧めします。「そんな、まさか」と笑われるかもしれません。ところが意外にあるものです。
私自身、お客様から「今度こういうものを作りたいんだけど」と相談されて、「それなら御社にあるはず......」と答えたことが1度ならずあります。また、同じ会社の異なる部署で、それぞれに似たようなマニュアルが作られているのを見かけたこともあります。従来のマニュアルがわかりづらいから作り直した、とか、内容が古くなったから作り直した、というのではありません。そもそも存在が知られていないのです。
私が知りうる例は氷山の一角でしょうから、日の目を見ることなく埋もれているマニュアルが、世の中にどれだけ存在することでしょう。

以下のような場合は、特に注意が必要だと思います。

新任の担当者がはりきっているとき

「自分が来たからには成果を残したい、よし何か作ろう」ということで、とりあえずマニュアルが作られる場合があります。人によっては、"マニュアルが必要だから"作るというより、"自分が作りたいから"作るという気持ちが先行してしまうこともあるようです。そういう人は、先人に習う気持ちが薄いので要注意です。

前任者が不満を持っていたとき

退職時あるいは配置転換時に、ちゃんと引き継ぎがされない場合があります。特に前任者が上司と折り合いが悪かったり会社に不満を持っていたりすると「置き土産なんかするもんか」という気持ちになるのでしょう。悲しいことです。

以上は同じ部署内でのことですが、部署をまたぐと状況はますます深刻です。たとえば次のような場合です。

  • すでにライン部門にマニュアルが存在するのに、スタッフ部門がライン用のマニュアルを作ってしまう場合、またはその逆。
  • 営業部門の経理事務と業務部門の経理事務、あるいは共済会と健康保険組合など、部署(組織)は異なっても仕事内容が近い場合、また拠点間などでの重複。
  • 組織の統廃合が行われ、人の入れ替わりがあった場合。

いかがでしょう。思いあたるふしはないでしょうか。
取りかかる前に、足元に目を向けてみてください。マニュアルそのものでなくても、参考になるドキュメントが見つかるかもしれません。

author : 上村典子 

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