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No.01業務マニュアルに求められるもの

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2001年3月 8日

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業務マニュアルの目的

業務マニュアル作成の目的はさまざまだと思いますが、一言に集約するならば、次のようにいえるかと思います。

"理解"と"行動"を促すこと

つまり業務マニュアルとは、それぞれの業務について「何を理解し、どう行動してほしいか」ということが形になったものだと考えます。参考までに例を示しておきます。

  • 手順を理解し、正確に操作する。
  • 正しい状態を理解し、一定品質を保つ。
  • 危険性を理解し、安全な行動をとる。
  • 全体目標を理解し、個人目標を立てる。
  • しくみを理解し、タイミングよく活用する。
  • 方針を理解し、自律的に動く。 ......などなど。

*マニュアルのコンセプト設計の段階では、「誰が(対象者)」「どこで(活用場所)」「いつ(時間・タイミング)」といった側面も考える必要がありますが、それについてはまた追って解説することにしましょう。

業務マニュアルのメリット

さて、業務マニュアルを作成すると、それがなかった場合と比べてどのようなメリットが期待できるでしょうか。
代表的なものとして、以下の3点があげられると思います。

  • 時間短縮 (作業時間、教育期間など)
  • コストの削減(生産コスト、教育コスト、コミュニケーションコストなど)
  • 品質の維持・向上

もっとも、こうしたメリットが享受できるのは"良い"マニュアルを作った場合だけです。
マニュアルはいったん作ってしまうと強制力を持ちます。もし"良くない"マニュアルを作ってしまうと、メリットが得られないどころか、少なからぬ損害をもたらしかねません。
"良い"マニュアルしか作らないこと。そのために、マニュアルに何が求められるかを知っておく必要があると考えます。

author : 上村典子 

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