複数の中途半端な業務マニュアルを最新版に統合してもらえますか？
社内に似たような内容の業務マニュアルがたくさんあります。でもそれぞれが中途半端で、全然改定されていなくて内容も古いし整合性もとれていないんです。最新版に統合してもらえますか？
社内に存在する業務マニュアル類と、社内通達文書等の関連資料一式をご提供ください。それらの内容を照合し、内容を整理して、最新の状態にいたします。また、その後の改定のしくみについてもご提案します。
社内に、同じような内容のマニュアルが多数存在する場合、それぞれに意図や背景を持って作られているので、情報が断片的であったり偏りがあったりしがちです。
そのため、いざ統合しようとすると、情報の単位をどう切り分けるか、情報の粒度をどのレベルに揃えるか、ということが悩ましい問題となります。
そこでまず、なぜマニュアルを統合するのか、誰がどのように使うのか、という目的・用途を明確にするという作業が重要になります。そこを出発点とし、次に業務項目を体系的に整理します。
個々の業務項目における情報の粒度については、目的に照らして優先順位をつけ、基本的な部分から内容を整理していくようにするとよいでしょう。最初からあまり詳細に入り込まないようにすること。まずは骨格を固め、その後で必要に応じて肉付けするようにします。
また、業務マニュアルの再構築を社内プロジェクトで進める場合、完成させることがゴールとなってしまい、その後改定がされないまま放置されてしまうケースはよく見受けられます。
そうならないように、予め改定のしくみを決めておくことが大切です。また、改定頻度が高いと予想されるものは、最初から改定しやすい媒体や作り方にしておくとよいでしょう。
以下の記事も参考にしてみてください。
＜業務マニュアルTips＞
