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ファイルの表示などはみてわかれば十分だと思います。細かなルールを決めて徹底するのは面倒なだけで、あまり意味がないのではないでは?

ファイルの表示などはみてわかれば十分だと思います。細かなルールを決めて徹底するのは面倒なだけで、あまり意味がないのではないでしょうか?

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表示のルールを明確にし徹底するのには、2つほど理由があります。1つは書類を体系的に整理する努力をするためです。 ファイルの表示をするときに大項目、中項目、小項目に従って表示位置や文字サイズを決めたとします。
ところが全ての書類をこの通り分類し、整理していくのは非常に骨の折れる作業となります。骨が折れるということは、それだけ職場の書類が、すなわち情報が 体系的に整理されていないことを表しています。またその職場で情報を整理するための最適の分類体系ができていないということは、職場内の仕事がそれだけ整 理されていないことの表われでもあります。
したがって、もっとも収まりのいい分類体系が見つかるまで、表示ルールを何度かやり直す必要が出てくることも少なくありませんが、何度かやり直すうちに職 場内の仕事自体が整理されてくるという効果も出てきます。

もう1つはファイルを共同利用するときの取り出しやすさ(探しやすさ)と、しまいやすさを良くするためです。
表示のルールの中には、表示位置、表示項目、色、文字サイズ、字体などが含まれます。表示項目の中にはファイルの内容を示すものだけでなく、置き場所や順 番を示すものも含まれます。また、ファイルなど現物への表示だけでなく、棚板など置き場所の表示も必要です。これらをうまくやることにより、一目でものが 探せるようになります。しまうときも同様です。

表示については見た目の美しさということも言われています。しかし、美しさは単に丁寧に表示するから美しいのでなく、職場内の仕事や情報を整理 し、職場に秩序が出来上がるから美しい表示が可能になるのだと考えてください。


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