整理基準
整理基準は最も肝心な部分ですが、いろんな状況に当てはまる基準作りが難しいと感じています。 これまでも何度か作り直していますが、実施されなかったり、忘れられたりを繰り返していました。 現在では、1つにまとめられた「整理基準」はなく、複数の規定やルールを組み合わせて運用しています。また、書類や資料などのいわゆる「情報」に関する取り扱いは、情報管理規定に集約しました。
整理基準の基本的な枠組み
以下の原則に従って、不要なものを廃棄します。
| 5S基本ルール | 廃棄ルール 保管・保存ルール |
|---|---|
| 関連規程・ルール | 情報管理規定 経理・人事・総務関連文書の整理ルール 雑誌・書籍管理ルール 研修関連資料管理基準 部屋別書類管理ルール 機材・保証書管理ルール |
廃棄ルール
〈廃棄サイクル〉
| 随時 | 担当者で判断が可能なもの 他の担当者、リーダーへの確認により、廃棄が可能なもの |
|---|---|
| 5Sの日 | 判断する人が不明なもの 各部屋のメンバーで、確認や調整が必要なもの トップへの決裁が必要なもの |
| 半期 | 減価償却が完了した固定資産で不要となったもの 判断待ちで一時保管をしていたもの 保管、保存期間を経過したもの その他、産廃業者への引き渡しが必要なもの |
〈決裁者〉
| 担当者 | 担当業務に関連する文書で、情報管理規定で規定がないもの 使用済みの消耗品 |
|---|---|
| リーダー | 業務に関連する文書で担当者で判断がつかないもの 資産価値のない備品等で、利用価値も無くなったもの |
| 経営トップ | 固定資産を除去する場合 重要な文書、備品など 長期保存をしていたもので保存期間が規定されていないもの その他、リーダーで判断がつかないもの |
〈廃棄方法〉
| 溶解処理 | 「情報管理規定」で溶解処理が規定されているもの |
|---|---|
| 産廃業者渡し | 通常廃棄ができないもの 再資源化が可能なものや環境に悪影響があるもの |
| 通常廃棄 | 上記以外 |
保管・保存ルール
〈一時保管〉
| 対象物 | 取り扱い |
|---|---|
| 進行中および瑕疵期間中の資料・文書 | 担当者の責任のもと、所定のキャビネットまたはクローゼットで、案件または瑕疵期間中まで保管する。 |
| 廃棄、溶解予定のもの | 廃棄日まで、溶解文書については受渡しまで、所定の場所で一時保管する。 |
| 廃棄の可否の判断がつかないもの | 不用品ラベルを添付のうえ、所定の場所にて一時保管し、保管期間後の5Sの日、または期末廃棄日に再度判断し、廃棄する。 |
〈保管〉
| 対象物 | 取り扱い |
|---|---|
| 取り組み継続中の顧客の過去年の資料 | 表示をし、保管資料置き場のクローゼットで、取り出し可能な状態で保管する。 |
| 一定期間、保存が必要な資料など | 保管場所に移動し、期日到来時に廃棄する単位にまとめ、保管する。 |
| 再使用が可能な備品、消耗品 | 所定の場所で、取り出し、利用が可能な状態で保管する。 |
〈長期保存〉
| 対象物 | 取り扱い |
|---|---|
| 法定で保存が義務づけられている文書 | 期日到来時に廃棄する単位にまとめ、所定の場所で保存する。 |
| 自社商品、受託開発物の完成品など | 所定数を半永久的に保存する。 |
| 研究用に保存する資料 | 参照可能な状態にファイルし、所定の場所で保存する。 |
関連規定・ルール
- 情報管理規定における廃棄ルール
- 経理・人事・総務関連文書の整理ルール
- 雑誌・書籍管理ルール
- 研修関連資料管理基準
- 部屋別書類管理ルール
- 機材・保証書管理ルール
